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プレゼンテーション。

それはアピールするところであり、相手にこちらのメッセージを伝えるためには避けられない場面です。

学会などでも口頭発表はほとんどスライドアプリを使うようになり、MicrosoftのPowerPointなどを利用してすることがほとんどとなりました。
けど、まだ口頭発表に慣れていない人にとっては「操作しないと」ということで余計に緊張し、あるいは緊張のあまりうまく操作できていないというのを見かけるのも事実です。

そこで、自分なりに活用しているちょっとした小技をまとめて見ることにしました。少しでも参考になれば幸いです。
※ Twitterでいただいたコメントを参考に、「最後のスライド・謝辞について」を追記しました!
(2011/10/24)

●作るとき・リハーサルの時

(1)無駄に凝らない
 初心者で最も陥りやすいのが「無駄なエフェクト」。
 一件よさそうに見えますが、実際の所見てる側は疲れます。必要以上に入れるのは控えましょう。
 また、色も統一感があるようにしましょう。同系色を利用したり、2007以降ならカラーセットもあるのでそれを活用しましょう。
 また、フォントは極力一般的なものを利用してください。他のPCでプレゼンするときにかなり痛い目に遭います。

(2)リハーサルより早口になる
 人は一般的に、緊張すると早口になります。
 リハーサルをしたときの時間よりも本番では5%~10%ほど短くなると計算しておいてください。 

(3)アニメーションの統一
 アニメーションはいろんな種類があり、色々と使い体躯なるのはわかります。ただ上述したように必要以上はいりません。何事も強弱、押すところと引くところの見極めが重要です。本当にアピールしたいところを重点的にしましょう。
 また、アニメーションもあれやこれやといろんな種類を使うと、非常にごちゃごちゃします。統一感を持たせるとスマートになりますよ。

(4)配布資料について
 プレゼンの時にスライドの内容を「「配布資料」として印刷して配布することはよくあります。ただ、スライド6枚分の「配付資料」での印刷は、は正直読みづらいです。とくに大御所にとっては。
 同じスライド6枚分を1枚に印刷するならば、「配付資料」を選択するのではなく、プリンタの設定を活用して「1ページ6枚印刷」を選択し、「フルページサイズのスライド」などでやると、大きく印刷できます。
 このテクニック、意外と知られていないんですよねぇ

(5)小道具を舐めるな!
 レーザーポインターなど、小道具を活用しましょう!私はスライドの進む・戻るボタン付き緑色レーザーポインタを愛用しています。この無線でスライドを操作できるグッズは非常に有効です!その他にもプレゼンがしやすくなる小道具はたくさんあるので、しっかりと活用しましょう。

●発表前の準備

(1)発表会場の環境のチェック
 これが【最重要】。
 Officeのバージョン、特に2003以前か2007以降かで、ファイル形式から変わります。また、例え持込だったとしても、プロジェクタとの相性などでうまく出せない場合があります。USBフラッシュメモリなどでデータも併せて持って行きましょう。

(2)座長、会場スタッフにごあいさつ
 私みたいな人見知りするタイプとしては非常にネックですが、学会では挨拶をしておくことが重要です。ここからネットワークが形成されますし、懇親会対策にも効果をもちますよ!

(3)動作チェック・スライドチェック
 上述しましたが、実際に動作チェックをしてみると改行とか図形とかがずれたりすることがあります。は票になれると「ああまたか」となりますが、初心者だと意外と本番でビビります。これで緊張してあたふたと泥沼に陥るパターンをよく見てきました。大した手間ではないので、必ず動作チェックを!

●発表中のテクニック

(1)「プレゼンの実行」はF5キー
 さあいざ発表、ファイルを開いてメニューorリボンからスライドショーを実行して・・・って、面倒だし手間です。そんな時は「ファイルを開く」→「F5キーを押す」でOK!一発でスライドショーがスタートしますよ。すぐにぱっと出ると、「お、こいつできるな」と思ってくれるかも!?

(2)「進む」の操作はいろんなバリエーションがある
 スライドショーの「進む」の動作にはいろんなバリエーションがあります。
「↓キー」「→キー」、「Enterキー」「左クリック」「PageDownキー」等々・・・その場で使いやすいのを使ってください。
 なお、「End」キーで一番最後のスライドに飛びます。

(3)「戻る」もいろいろある
 ちょっと手元が狂ったり、前のスライドをもう一回表示させたいというときには「戻る」が必要です。
これもかなりバリエーションがあります。
「←キー」「↑キー」「Backspaceキー」「PageUpキー」等々・・・
 なお、「Homeキー」で一番最初のスライドに飛びます。

(4)右クリックでメニューが出せる
 メニューを出すと、いろんなことができます。
 スライドの進む・戻るは当然ですが、ペン機能で手書きもできます。また一気にスライドをジャンプさせることも可能です。是非一度チェックしてみてください。

(5)スライドの左下にもボタンがある
 スライドショー中にマウスを動かすと、画面左下に4つのボタンが半透明で出てきます。
 左から順に「戻る」・「ペン機能」・「メニュー」・「進む」、です。ちょっとペンなどを出して強調させたいときなどには、ここを使うと便利で「スマート」ですよ。

●質疑応答のテクニック

(1)現在のスライドからスライドショー実行
 質疑応答時に「~~の部分では・・・」といわれて、戻るを連打している人がいますけど、正直あまりかっこよくないですね。またスライドショーを終了させて、途中スライドを編集画面で出したまま説明している人もいますが、これもあまり「スマート」ではないですね。
 現在のスライドからスライドショーを実行したい場合には、「Shift&F5キー」でOKです。質疑応答に入ったらスライド一覧を出しておき、質問に回答などをするときにはそのスライドを選択→Shift&F5キーで「スマート」に行きましょう!

(2)スライド番号へのショートカット
 これは結構知られていないテクニック。
 実は、スライドショー実行中で「、(スライド番号入力)+Enter」で一気にジャンプできます。
 たとえば「10番目のスライドにジャンプしたい」と思ったら、「1」「0」「Enter」と順番に押すと、一気に10番目のスライドに行きます。
 なので、手元資料としてスライド一覧を持っておき、質疑応答などで表示させたいときにこれを使うと非常に「スマート」です。

(3)非表示スライドを活用
 質疑応答では、「このあたりの詳細はどうなってんの?」的な質問がよく出ます。詳細データはプレゼンの内容に含ませたくないけど、質疑では出したい・・・そんなときは「非表示スライド」として準備しておくと便利です。
 スライドを作っているときに、「右クリック」→「非表示スライドに設定」を選んでおくと、スライドショーを実行したときに表示されません。ですが上述のスライドへのジャンプなどで表示できますので、質疑応答ではちゃんと画面に出せます。

●最後のスライド・謝辞について(2011/10/24追記)

 最後のスライドに「ご清聴ありがとうございました」という一言を入れただけのスライドを出して終了、というのを結構みかけます(大体若い院生に)。場合によってはそのまま質疑応答になだれていく場合もちらほらと・・・
 人や好みによって違うと思うのですが、私はこの最後の「ご清聴~」は、わざわざスライドに乗せる必要はないと思います。この後質疑応答になだれ込むことを考えるならば、おそらくは「総合考察」もしくは「まとめ」的なスライドを出していた方が生産的なディスカッションが促されるはずです。
 どうしても入れたいなら、あえてどや顔の自分の画像、連絡先も併せてを出してみては?「質問ないんですか?」的な煽りが入って議論紛糾間違いなしですね!(画像はネタですよ!!!)

 また、研究に関する謝辞などについては、基本抄録集に記載していると思いますので、スペースなどの流れをみて判断すればいいと思います。タイトルスライドで附記したりなど・・・

とまあ、とりあえず自分が使っているテクニックをまとめてみました。
これらを駆使して、是非「スマートなプレゼン者」を目指してください。
もちろんまだ小技などはあるのですが、あくまで初めての方、あるいは慣れていない方への記事ですのでご了承ください。

希望があればもうちょっと小技を紹介したいと思います

21 Responses to “学会発表などで初めてプレゼンする時に気をつけたいこと”

  1. kazutan

    たまにはためになるようなことでも書こうかなということで、パワポなどの小技を含めたブログ記事を書いてみたとです。序盤は小言ですが、後半はプレゼン時の小技集です。http://t.co/qpKjkJIM

  2. almore

    素晴らしい。「『ご清聴ありがとうございました』だけ書いてある最終ページほど無駄なものはない」も追加してほしいね。 RT @kazutan: ブログ更新| 学会発表などで初めてプレゼンする時に気をつけたいこと – http://t.co/5E1SfeAI

  3. asarin

    +1 私はよほどのことがないとアニメーションは使わなくなった. RT @kazutan: ブログ更新| 学会発表などで初めてプレゼンする時に気をつけたいこと – http://t.co/s3gAEcdT

  4. nanaya_sac

    「学会発表などで初めてプレゼンする時に気をつけたいこと」 http://t.co/4gkShSnE

  5. kazutan

    指摘を受けて、記事に「ご清聴ありがとうございました」スライドについてを追記しました。|学会発表などで初めてプレゼンする時に気をつけたいこと http://t.co/qpKjkJIM

  6. sano

    お邪魔致します.心理系卒論生です.
    すごく参考になりました!! 自分もこれでスマートにスタイリッシュにプレゼンできる気になりました…!
    年度内にあと2回ほどプレゼンを行う機会があるので是非活用させていただきます.
    小技,ご教授ください! twitterでお忙しい様子をお見受けしておりますので,お仕事優先でお手透きな時にでもお願いします.

    返信
    • kazutan

      私の記事を見ていただき、ありがとうございます。
      卒論大変でしょうが、頑張ってください。
      この記事が結構公表だったので、もう少ししたらまた続きの記事を書きたいと思います。
      今後ともよろしくお願いします。

      返信
  7. gongoz

    これって発表の心構えとか手法かと思ったらパワポの操作まとめか / 学会発表などで初めてプレゼンする時に気をつけたいこと | 日々是独想 – 日々の徒然なることを独り想う。 / http://t.co/zmbMuqyk

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